業務の正確さと効率、ワークライフバランス向上を実現

RPA導入によって解決したかった課題感はどのようなものでしたか？

課題は、できれば人件費をかけずに、運営していくことでした。
とりわけ、単純作業の業務であっても、人を雇うとミスのリスクはあり、ミスがあった場合のコミュニケーションコストも発生してしまう。そのため、機械に任せられるのであれば、人件費をかけるのではなく、自動化をしたいと考えていたんです。

また、様々な事情で勤怠管理システムの導入が困難なクライアントがまだまだ多くいらっしゃいます。そのため、そういったお客様に関しては、紙のタイムカードの現物を当事務所でお預かりして、毎月集計作業を行っていたんです。
そこにかなりの工数と時間がかかっていました。

これまで長く親しんできたやり方を変えることが難しい企業様も多いですよね。
そのような中で、ENROBOを知っていただいたきっかけや導入の決め手を教えてください。

定型業務の自動化について同業者等に相談していたある日、たまたま中企団の会報誌に同封されていたチラシが目に留まりました。
それまでもRPAには興味は持っていたものの、導入初期コストが数百万円というような話も聞いたことがあった。そのような中、ENROBOはチャレンジしやすい費用感であり、内容的にも費用対効果が良さそうだと期待感を持てました。
さらに、商談の中でも、しっかりと当事務所のニーズを的確に理解してくれ、提案内容もかなり充実。導入後のイメージが湧き、すぐに導入を決めました。

負担がかかっていたタイムカード集計の自動化や給与計算サポートを導入いただいていますが、実際に導入してよかったことや効果を実感していることについてお聞かせください。

自動化により、タイムカードの集計が正確なため、給与計算のミスがなくなってきたことです。
また、手入力していたタイムカード集計には、時間がかかり、体力的にも精神的にも消耗していましたが、自動化を導入することで、ゆとりができ、ワークライフバランスが向上したと実感しています。

それだけ業務時間が圧縮できたんですね、それは良かったです。以前は残業なども多かったのでしょうか？

はい、そうなんです。以前は、労働時間が1日約14時間、月420時間程度の時もありました。これは震災後に、特に依頼が重なったピーク時のことなんですが、その後、そうした依頼は落ち着き、仕事が減ってしまったことがありました。
その後拠点を移し、徐々に依頼が増えていったのが、給与計算などの事務代行でした。先ほど話したような手入力をしなければいけない給与計算の案件は、全体の案件の中で、３−４割程度です。ただ、時間としては、給与計算業務の全体に対して、９割程度の業務時間をそこに割いていました。
そのため、労働時間の割に売り上げが上がらず、時間単価も下がってしまっていたんです。

そうだったんですね。ENROBOを導入していただいて、具体的にどのように改善されましたか？

ENROBOのサービスを活用させてもらってから、導入前は丸2日かかっていた案件が、午前中のうちに終わるようになりました。それにより、月30時間程度の業務時間を削減できています。　
そのため、新しい依頼を辞退することなく、案件を増やしても、残業することなく、むしろ労働時間を短縮できている状態です。
今では、売上も徐々に向上していて、時間単価は導入前の３倍に向上しました。

反対に、導入してみての課題や大変だったことはありましたか？

当初、タイムカードのPDFデータの認識率が低いことがありました。相談したところ、すぐに対応してくれ、テンプレートの設定方法を変えることで、転記がスムーズに行われるようになりました。
導入においても、専門知識を求められることはほとんどなく、ボタンを押すだけで簡単に導入できましたし、負担感はほとんどありませんでした。

小規模の社労士事務所でENROBOによるRPA導入を検討されている方にメッセージをいただけますか？

例えば、公文書ダウンロードなどに関しても、PCがあまり得意ではない人であれば、むしろRPAにお任せしてしまった方が正確性も上がるのではないでしょうか。
また、人的なファジーな考えを一切排除して、機械的に行えば正解が出る業務に関しては、ぜひRPAを活用していただくと効率も上がり、その分を他の業務に充てられることもあると思います。
空いた時間で、例えば新規案件獲得のための動きをすることもできるので、小規模であったり設立間もない社労士事務所での活用も、メリットが大きいと思います。